Le but ici est de fournir un formulaire qui répondra aux besoins de l’organisme de formation. Pour ce faire, chaque champ doit être sécurisé, tant dans sa forme (pas de possibilité d’ajouter des lignes, ou de modifier quoi que ce soit) que dans ses valeurs. En effet, les formats devront être respectés (s’assurer qu’une date est bien saisie dans un champ date, par exemple), ou encore que le département soit sélectionné dans un menu déroulant, et non soumis à une saisie manuelle.
En plus de ces sécurités, le formulaire doit aussi s’adapter à la saisie de l’utilisateur. On retrouve ici des questions conditionnelles. Par exemple, on demande à l’utilisateur s’il a déjà contacté l’entreprise responsable de la formation, et si elle était disponible. Si elle ne l’était pas, une seconde entreprise est alors automatiquement proposée. De nouveaux champs de saisie apparaissent alors. Cet affichage dynamique permet de réduire le risque d’erreurs de saisie, et ajoutent en confort pour l’utilisateur.
L’utilisation en conditions réelles de l’outil montre que les utilisateurs, même les moins familiers avec Excel, parviennent sans problème à remplir le formulaire, sans rencontrer de difficulté particulière. Une utilisation avancée des mises en forme et des formules Excel a permis de fournir un fichier n’utilisant aucune macro, garantissant ainsi une compatibilité optimale aux nombreux utilisateurs, qui évoluent sur des versions différentes d’Excel, et sur des postes qui peuvent parfois bloquer l’exécution des macros.
